یکی از مهم ترین و همین طور زمان‌بر ترین عملیاتی که در انبار‌ها صورت می گیرد، علملیات انبارگردانی است. در واقع این روش یکی از رایج ترین و دقیق ترین روش های کنترل موجودی انبارها به شمار می رود.

انبارگردانی چیست؟

به طور کلی عملیات انبارگردانی در حسابداری را این گونه می توان تعریف کرد: به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی گویند.

کنترل انبارگردانی و کنترل موجودی انبار معمولا به صورت سالانه انجام می شود؛ بنابراین باید بسیار دقیق و با رعایت یک سری اصول انجام شود؛ برای مثال ورود و خروج افراد به انبار باید کنترل شود، تمامی کالاها باید دارای برچسب و تگ نام باشند، پلمپ انبار باید به درستی انجام شود و مواردی از این قبیل.

البته برخی از شرکت ها به علت بالا بودن تعداد انبار ها یا مواد و کالاهای موجود، عمل انبارگردانی را چند بار در سال انجام می دهند و برخی از شرکت ها هم بر اساس نوع فعالیت و موارد دیگر قوانین شخصی سازی شده ای برای انبار خود دارند. درنهایت تمامی این اعمال و اصول و قوانین مربوط به انبارگردانی به منظور حفظ، نگهداری و مراقبت از مواد و کالا های موجو در انبار انجام می شود و از این جهت بسیار اهمیت دارد.

انبارگردانی به وظایف مختلف مربوط به نگهداری محصولات گفته می شود. آموزش انبارگردانی به پرسنل با استفاده از انواع نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار حسابداری حساب ایران، موجب صرفه جویی در زمان و افزایش دقت عملکرد کارکنان می شود. در این مقاله، به طور مختصر به آموزش انبارگردانی میپردازیم. در ابتدا روشهای انبارگردانی و مزایای آن را بیان میکنیم. سپس در ادامه مراحل انبارگردانی و نکاتی که در این خصوص باید بدانید را خواهیم گفت. پس اگر به دنبال یادگیری انبارگردانی هستید، در ادامه این مطلب همراه ما باشید.

انبارگردانی در حسابداری چیست؟

موجودی کالا در انبار برای فعالیت‌های روزانه کسب‌وکار اهمیت بسیاری دارد. تعیین موجودی انبار و نظارت بر آن همراه با حسابداری و اصلاح مقادیر، یکی از وظایف مهم انباردار است. حسابرسی به موجودی انبار در دوره‌های مختلف انجام می‌شود. همه فعالیت‌های دوره‌ای مربوط به کنترل، شمارش و ثبت اطلاعات کالا در انبار را انبارگردانی می‌گویند.

همان‌طور که برای توزیع محصولات از نرم افزار پخش مویرگی استفاده می‌شود، برنامه‌های حسابداری نیز کار انبارگردانی را تسهیل می‌کنند. انبارگردانی در انگلیسی با نام Stock-taking شناخته می‌شود. شمارش و ثبت اطلاعات کالای موجود و تطبیق داده‌ها با اسناد خرید از مهم‌ترین فعالیت‌ها در انبارگردانی هستند.

علاوه بر توزیع بهتر و ایجاد نظم در محیط نگهداری، انبارگردانی اثرات دیگری در کسب‌وکار دارد. سنجش کمی و کیفی کالای انبار، مرتب‌سازی و چسباندن انواع تگ باعث ایجاد نظم در دفترهای مالی می‌شود. شناسایی هرگونه مغایرت بین تعداد و نوع کالای موجود و اطلاعات واحد فروش، امکان بروز خطا را کاهش می‌دهد. اگر آموزش انبارگردانی اصولی انجام شود، امنیت خاصی به فضای انبار می‌دهد.

چرا شرکت ها به انبار گردانی نیاز دارند؟

همانطور که می دانید موجودی کالاها یکی از مهم ترین اقلام دارایی هاست. در پایان دوره مالی ارزش موجودی کالاها تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکت ها خواهند داشت؛ از این رو لازم است در هر دوره مالی حداقل یکبار کل موجودی های شرکت شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود.

دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی می‌شود. به همین دلیل به انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص نیاز است که این فواصل با در نظرگرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود.

هدف شرکت ها از انبارگردانی چیست؟

هدف از انبارگردانی به طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی کالاهاست. به این جهت لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام پذیرد. از جمله این قواعد، الصاق تگ به کالا می باشد. همچنین مواردی از قبیل پلمپ انبار، وارد و خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد.

معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد:

• سرپرست انبارگردانی
• گروه کنترل
• انباردار
• گروه های شمارش گر که هر گروه 2 نفره است (یک نفر شمارش گر و یک نفر ثبت کننده) که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند.

نکته مهمی که باید بدان توجه کرد این است که در زمان انبارگردانی چون انباردار نسبت به چیدمان و محل کالاها آگاهی دارد، حتما باید در عملیات انبارگردانی حضور داشته باشد.

اصطلاحات انبارگردانی

در مبحث انبارگردانی معمولاً اصطلاحات بسیاری وجود دارد که بین افراد انباردار مرسوم است. برخی از این اصطلاحات عبارت‌اند از:

مواد خام یا اولیه:

ماده خام یا اولیه که به‌عنوان کالای اساسی نیز شناخته می‌شود، ماده اساسی برای تولید کالاها است. مواد خام می‌تواند حتی انرژی یا مواد واسطه‌ای هم باشد که مواد اولیه محصولات نهایی آینده هستند؛ بنابراین مواد اولیه اولین گلوگاه اساسی برای تولید تمامی محصولات است که واحدهای تولیدی بسیار به آن نیازمند هستند.

مواد و لوازم مصرفی:

مواد و لوازم مصرفی همان‌طور که اسمشان پیداست در صورت نیاز مورداستفاده قرار می‌گیرند و ممکن است عمر کوتاهی داشته باشند و دور انداخته شوند. برخی از این لوازم هم در طولانی‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرند و به‌تدریج فرسوده می‌شوند.

برای مثال محصولات تجهیزات اداری مصرفی مانند: کاغذ، قلم، پوشه فایل، تونر یا کارتریج جوهر و این در مقابل کالاهای بادوام و کالاهای سرمایه‌ای در دفتر و محل کار، از جمله کامپیوتر، دستگاه‌های فکس، و دستگاه‌های دیگر کسب‌وکار یا مبلمان اداری است.

مواد و لوازم در جریان ساخت:

زمانی که کالاها همچنان در چرخه تولید باشند و نیمی یا بیشتر از فرایند تولید را گذرانده باشند اما هنوز کامل نشده باشند، آن‌ها را کار یا کالاهای در حال ساخت می‌نامیم. کالای در جریان ساخت از مواد اولیه استفاده می‌کند و در نهایت به محصول نهایی می‌رسد اما در وضعیت فعلی هنوز به تکامل نرسیده است. معمولاً این کالاها حجمی از مواد خام را در ابتدای فرایند تولید می‌گیرد و در فرایند تولید هزینه‌های اضافی در هر بخش تولید به آن اضافه می‌شود.

کالای ساخته شده یا تکمیل شده:

کالاهایی هستند که فرایند ساخت را کامل کرده‌اند اما هنوز به فروش نرسیده‌اند یا برای مصرف‌کنندهٔ نهایی توزیع نشده‌اند.

تگ انبارگردانی

تگ انبارگردانی در واقع برگه شمارش کالا است. این تگ فرمی خاص جهت مستندکردن شمارش کالا است و در جهت جلوگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالا طراحی شده است. افراد قبل از شروع انبارگردانى باید مشخصات هر کالا را بر روى تگ انبار نوشته و جهت الصاق به موجودى کالا تحویل انباردار دهند.

این فرم معمولاً اًز سه قسمت تشکیل شده است:

1. اطلاعات شمارش اول
2. اطلاعات شمارش دوم
3. اطلاعات شمارش نهایى

کارت موجودی انبار

فرد انباردار برای مدیریت بهتر انبار، تعداد موجودی هر کالا را در بالای کاردکس آن ثبت کرده تا اطلاعات کافی را برای سفارش مجدد آن داشته باشد. معمولاً برای کالایی حداقل‌هایی در نظر گرفته می‌شود که با نزدیک شدن به آن، انباردار باید نسبت به اعلام آن به واحد تدارکات و سفارش مجدد، اقدامات لازم را انجام دهد.

قفسه‌بندی

امروزه در سیستم انبارداری، موضوع قفسه‌بندی دارای اهمیت بسیاری است و حتی تصور یک انبار بدون قفسه‌های مجزا برای نگهداری کالاهای مختلف، ممکن نیست. قفسه‌بندی به شما کمک می‌کند تا کالاهای خود را بر اساس ویژگی‌های مختلف جداسازی کنید و بر اساس آن در سیستم انبار ثبت کنید. قفسه‌بندی و دسته‌بندی کالاها به شما در انبارداری آسان‌تر کمک می‌کند و در بسیاری از موارد از خسارات مادی و جانی جلوگیری می‌کند.

کاردکس کالا

کاردکس کالا در انبار به ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می‌کند. نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ای در کاردکس بسیار مهم است و از فاکتورهای مهم ارزیابی عملکرد هر انبار است. مقادیر کاردکس کالا با مقادیر فیزیکی معمولاً مطابقت داده می‌شود و عملیات انبارگردانی بر اساس این اطلاعات، اجرا می‌شود.

کدگذاری کالا

کد کالا و یا کد شناسایی کالا عاملی برای شناسایی و روشی برای تشخیص تمامی کالاهایی است که در انبار نگهداری می‌شود. این کد برای تمامی کالاهایی که توضیحات و مشخصات زیادی دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما با استفاده از این کد، می‌توانید نام و تمامی توضیحات مربوطه را در قالب یک عدد کوچک طراحی کنید که این موضوع به ورود آسان داده‌ها و مدیریت بهتر داده‌ها نیز کمک می‌کند.

انواع انبارگردانی:

با توجه به مزایای حیاتی انبارگردانی برای کسب‎‌وکارها، این عملیات در فواصل زمانی مختلفی انجام می‌شود. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توان اطلاعات مربوط به هر نوع گزارش را ذخیره کرد.

به صورت کلی 3 نوع انبارگردانی وجود دارد:

• انبارگردانی پایان سال این نوع از انبارگردانی معمولا یک بار و در پایان هر سال اتفاق می افتد و تمامی کالاها، به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمارش می شود.

  گزارش سالانه برای مشخص کردن موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می‌شود. انبارگردانی پایان سال دقیقاً قبل از شروع سال نو انجام می‌شود. با سرشماری کالا در انتهای سال، شرکت‌ها مسائلی مثل کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا را برطرف می‌کنند.

• انبارگردانی میان دوره این نوع از انبارگردانی معمولا در پایان نیم سال اول و مانند مدل انبارگردانی پایان سال، کلیه کالاها شمارش می شود.

  پایان نیم‌سال اول یک فرصت طلایی برای شمارش کالا و تطبیق موجودی انبار با صورت‌حساب‌های مالی است. با انجام انبارگردانی میان‌دوره‌ای، نتایج فرم نهایی که در انتهای سال تهیه می‌شود نیز دقیق‌تر خواهد بود.

• انبارگردانی رندوم این نوع از انبارگردانی در بازه های زمانی کوتاه تر از دو مورد قبل و برای اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار است. در این مدل تنها تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش می شوند و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی چک می شود.

  تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل نامشخص موجب کاهش ضریب خطا می‌شود. مدیران معمولاً برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها، گزارش گردانی رندوم انجام می‌دهند.

مزایای انبارگردانی:

انبار یکی از مهم ترین بخش های یک شرکت است که شامل همه تولیدات و کالاهای قابل ارائه توسط آن شرکت است. در واقع بخش اعظمی از سود یک شرکت در موجودی کالاهای آن شرکت است؛ بنابراین انبار و مقوله انبارگردانی اهمیت بالایی برای شرکت ها دارد.

انبارگردانی مزایای زیر را به دنبال دارد:

• حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
• کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
• جداسازی کالاهای معیوب از سالم
• جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
• جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
• جلوگیری از زیان به علت ثبت سفارش‌های تکراری و یا تغییر قیمت‌های ناگهانی

انبار گردانی وظیفه کیست؟

در بسیاری از شرکتها انباردار، علاوه بر مسئولیتهای حفظ و نگهداری انبار و چیدمان انبار وظیفه انبارگردانی را نیز بر عهده دارد. معمولا انبار گردانی به صورت دوره‌ای با حضور انباردار و همینطور یکی از اعضای تیم حسابداری انجام میشود.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟

معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می شود که به صورت زیر است.

• تک شمارشی: در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.

• دو شمارشی: در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.

• سه شمارشی: در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال

نکات مهمی که در ارتباط با شمارش موجودی انبار ها باید به آن ها توجه کنیم به شرح زیر است:

نکات مهم قبل از شمارش کالاها

1. در ابتدا باید شخصی مناسب به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی انتخاب شود.
2. دستور العملی که از قبل تهیه شده است، باید توسط هماهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار گیرد و در صورت وجود اشکال، قبل از شروع عملیات شمارش کالا باید به اطلاع مسئولین شرکت برسد.
3. روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص باشد و به صورت کتبی به بخش های مختلف اطلاع رسانی شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل است.
4. گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین شده باشند و آموزش کافی دیده باشند.
5. هماهنگ کننده شمارش موجودی ها باید از قبل موجودی انبارها را مورد بازدید قرار دهد و از موارد زیر مطمئن گردد.
6. اقلام به شکلی چیده شوند تا عملیات شمارش به آسانی صورت پذیرد.
7. موجودی هایی که به آسانی قابلیت شناسایی ندارند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح مشخص شوند.
8. اقلام ناباب، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جداشده باشند.

نکات مهم در حین شمارش کالا

1. موجودی برداری وسیله گروه‌های دونفری انجام شود، یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تأیید شمارش آن را ثبت نماید.
2. چنانچه موجودی‌هایی بر اساس وزن ثبت می‌شوند، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودی‌ها در دسترس باشد.
3. بهتر است که موجودی‌ها دو بار و هربار به‌ وسیله یک گروه دونفری متفاوت شمارش شوند.

نکات مهم پس از شمارش کالا

1. چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودی‌ها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آن‌ها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم است.
2. پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه‌های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری باشد.
3. باید نتیجه به‌دست‌آمده با مدارک دائمی (درصورتی‌که وجود داشته باشد) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند.

نحوه ثبت سند حسابداری اضافات و کسورات انبار

در صورت وجود کسری انبار ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می‌گردد.

• حساب کسری یا اضافات انبار بدهکار
• حساب کنترل مواد بستانکار

درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می‌گردد.

• حساب کنترل مواد بدهکار
• حساب کسری و اضافات انبار بستانکار

برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روش‌های متعددی وجود دارد. یکی از این روش‌ها بستن حساب فوق‌الذکر به خلاصه حساب سود و زیان است. اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان، ‌ بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می‌گردد.

انبارداری یا انبارگردانی

برخی به‌ اشتباه، انبارگردانی را مفهومی مشابه انبارداری در نظر می‌گیرند، اما این دو اصطلاح با یکدیگر تفاوت دارند. انبارداری به دریافت کالا و نگهداری از محصولات در بهترین شرایط ممکن اطلاق می‌شود. یک انباردار باید با کمترین میزان هزینه و در حداقل زمان ممکن برای کالا امنیت ایجاد کند.

انبارگردانی در واقع نوعی تهیه گزارش و ثبت اطلاعات است. بررسی ارزش موجودی، تعیین مقدار کالای موجود و شمارش محصولات جزو وظایف نیروی انبارگردان است. گزارش انبارگردانی در انتهای دوره مالی یا حتی در مواقع نیاز تهیه می‌شود.

نقش واحد انبار در انبارگردانی

واحد انبار در دریافت و ثبت و خروج کالاها نقش بسزایی دارد و که در زیر یه آن اشاره شده است:

ارائه رسید کالاهای دریافتی

کالای واردشده به انبار بی‌درنگ بازرسی و شمارش می‌گردد و برای آن‌ها رسید صادر می‌شود. سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به دایره حسابداری اطلاع می‌دهد. دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در کنترل کلی موجودی‌های مواد و کالا بازی می‌کند. دایره انبار با امضای رسید انبار، مسئولیت خود را می‌پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبارشده به دایره حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تأیید می‌کند.

صدور کالا و دریافت حواله انبار

دایره انبار با مسئولیتی که نسبت به کالاهای تحت کنترل خود دارد، اصرار می‌ورزد که در ازای هر کالای خارجی از انبار، یک حواله انبار با شماره ردیف دریافت کند، که آن حواله به عنوان رسید کالا از دایره دریافت‌کننده آن محسوب می‌گردد.

یک نسخه در دایره درخواست‌کننده بایگانی می‌شود، یک نسخه به‌عنوان رسید تحویلی به انبار است و نسخه سوم به دایره حسابداری فرستاده می‌شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام‌شده قرار گیرد.مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها، مهم‌ترین عنصر کنترل داخلی است.

وظایف حسابرس هنگام انبارگردانی

حسابرسان در هنگام انبارگردانی وظایفی را برعهده دارند که به برخی از آن‌ها در زیر اشاره شده است:

• این دستورالعمل توسط صاحب‌کار (دو هفته قبل از انبارگردانی) تهیه می‌شود و حسابرسان آن را بررسی می‌کنند تا از انجام مراحل کار اطمینان یابند. چنانچه دستورالعمل‌های شمارش موجودی‌ها، کافی و مناسب باشد، مسئولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعمل‌های مزبور منحصر می‌شود.

• مسئول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه‌ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از آن‌ها به‌گونه‌ای مؤثر در طول شمارش موجودی‌ها استفاده کند. حسابرس باید تاریخ‌های شمارش موجودی‌های صاحب‌کار، میزان شمارش‌های آزمایشی، تعداد حسابرسان موردنیاز در هر انبار و مدت‌زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.

• ممکن است شما به علت تخصصی بودن موجودی‌های انبار (به‌عنوان‌مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده‌شده باشد. همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می‌کنید که نباید در اختیار صاحب‌کار قرار گیرد. این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحب‌کار و نظارت بر اجرایان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودی‌ها مقداری مثلاً حدود 5% موجودی‌ها را حسابرسان به‌طور آزمایشی شمارش کنند و موارد دیگر …

نکته مهمی که باید به آن اشاره کرد این است که شمارش موجودی‌ها یا کنترل شمارش موجودی‌ها وظیفه حسابرسان نیست، بلکه وظیفه مدیریت صاحب‌کار است. حسابرسان برشمارش موجودی‌ها نظارت می‌کنند. انبار در روزهای انبارگردانی معمولاً کالایی را دریافت یا صادر نمی‌کند. مگر اینکه کالای موردنظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام بگیرد.

• صاحب‌کار باید کالای ناباب یا آسیب‌دیده را از دیگر کالاها جدا کند و حسابرس باید بداند منظور از موجودی‌های مواد و کالا چیست. این کالاها شامل کالاهای معیوب نمی‌شوند بنابراین در فرآیند انبارگردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قرضه‌شان است شناسایی می‌شوند.

• شما باید دقت کنید که تمام موجودی‌های متعلق به صاحب‌کار شمارش شوند و اطمینان یابید که کارکنان صاحب‌کار از دستورالعمل‌های کتبی مدیریت پیروی می‌کنند. شمارش موجودی‌ها معمولاً توسط دو گروه دو نفره انجام می‌شود. شمارش بدین‌صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد. روی کاردکس‌ها مطالبی ازجمله نام و مشخصات کالا مثلاً واحد اندازه‌گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته‌شده است و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته‌شده است. ضمناً این برگه‌ها باید از پیش شماره‌گذاری شده باشند. که این شماره‌گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می‌شود.

• حسابرسان در طول نظارت برشمارش موجودی‌ها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و به‌طور آزمایشی شمارش می‌کنند. میزان شمارش‌های آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودی‌های صاحب‌کار و همچنین میزان واپایش‌های داخلی صاحب‌کار بر موجودی‌ها بسیار متفاوت خواهد بود. شما حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه‌های شمارش جمع نشده باشند.

• حسابرسان هنگام مقایسه شمارش‌های آزمایشی خود با برگه‌های شمارش موجودی‌ها نه‌تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه‌گیری و سایر جنبه‌های اقلام موجودی‌های کالا توجه می‌کنند. چنانچه اختلافی مشاهده کردید، کالای موردنظر باید بی‌درنگ توسط کارکنان صاحب‌کار دوباره شمارش و رفع ایراد شود. اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش عیناً به صورت‌های شمارش دارای شماره ردیف نقل می‌شود.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری حساب ایران:

انبارگردانی از طریق منوی زیر در نرم افزار امکان پذیر است.

انبار -> سیستم انبارگردانی -> تعریف دوره های انبارگردانی

برای انبارگردانی ابتدا باید دوره انبارگردانی را تعریف نمائید سپس بازه زمانی برای دوره مورد نظر تعیین کنید و در نهایت اقلام کالاهای مورد نظر خود را انتخاب کنید؛ می توانید اقلام کالاهای مورد نظر خود را بصورت دلخواه فیلتر نمائید و در چند مرحله، انبارگردانی را ثبت نمائید.

مشخصات کالاها به همراه سه ستون: واحد کالا، موجودی واقعی(عینی)، موجودی سیستم(دفتری) نمایش داده شده است.

مقدار موجودی واقعی بایستی با شمارش انبار مشخص شود و سپس برای اختلاف آنها تعدیل اضافات/کسورات انجام شود.

با دکمه با آیکون چاپ می توانید از لیست کالاهای موجود چاپ تهیه کنید و در شمارش انبار از آن استفاده کنید.

با استفاده از دکمه ثبت موجودی می توانید تعداد واقعی کالای مورد نظر را در سیستم ثبت نمائید.

بعد از وارد کردن موجودی واقعی با استفاده از فرم گزارش تفصیلی کالاهای انبارگردانی می توانید در ستون کسورات و اضافات مقدار |تعداد کسورات یا اضافات را مشاهده نمائید.

با استفاده از دو دکمه ثبت اضافات و ثبت کسورات در پایین فرم، می توانید مقادیر مورد نظر را در سیستم اعمال نمائید.