بستن حساب ها و ثبت سند اختتامیه/افتتاحیه

بستن حساب به معنی صفر کردن مانده هر حساب است.

این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب‌های دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود.

در چه زمانی به بستن حساب‌ها نیاز است؟

1. طی دوره مالی

به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود.

2. پایان دوره مالی

این مورد که مفصل‌تر و پیچیده‌تر از بستن حساب‌ها در طی دوره مالی است برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حساب‌های دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام می‌شود.

بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حساب‌های موقت (سود و زیانی)، مخلوط و دائمی (ترازنامه‌ای) انجام می‌شود. برای بستن حساب‌های پایان سال ابتدا باید مانده همه حساب‌های موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حساب‌های دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.

حساب‌های موقت:

برخی از حساب‌های این گروه که مربوط به درآمد و هزینه‌ها است شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آن‌ها بسته می‌شود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی‌شود.

حساب‌های مخلوط:

از جمله این نوع حساب‌ها، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد است که شامل دو بخش موقت و دائمی می‌باشند. در پایان دوره مالی بخشی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائم به دوره مالی بعدی منتقل می شود.

حساب‌های دائمی:

برخی از حساب‌های این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام است شامل موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتنی تجاری، سرمایه و … است که مانده آن‌ها در پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌گردد.

چگونگی بستن حساب‌ های موقت در پایان سال

جهت بستن این حساب‌ها باید از یک حساب موقت واسط به نام خلاصه سود و زیان استفاده کنیم.

1.بستن حساب درآمد یا فروش

مانده حساب درآمد/فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود:

درآمد/فروش => بدهکار

خلاصه سود و زیان => بستانکار

2.بستن حساب هزینه

معادل جمع کل هزینه‌ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه‌ها بستانکار می‌شود:

خلاصه سود و زیان => بدهکار

هزینه حقوق و دستمزد => بستانکار

هزینه اجاره => بستانکار

هزینه تعمیر و نگهداری => بستانکار

3.بستن حساب خلاصه سود و زیان

پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب سود(زیان) انباشته بسته شود.

نکته ۱: در برخی کتاب‌ها و سایت‌ها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته می‌شود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب سود(زیان) انباشته بسته می‌شود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت‌ها در خصوص تغییر در سرمایه است و بدون انجام مراحل قانونی نمی‌توان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.

نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی است.

ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب سود(زیان) انباشته انجام می­شود:

خلاصه سود و زیان => بدهکار

سود (زیان) انباشته => بستانکار

4.بستن حساب‌های دائمی در پایان سال

پیش از بستن حساب‌های دائمی (صدور سند اختتامیه) ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد نیز شناسایی و ثبت گردد. روش انجام هر یک از موارد به این شرح است:

روش محاسبه میزان مالیات

بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص است. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات‌های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.

نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب است و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.

روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته‌ها

اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال است که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵% سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به ۱۰%سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری است.

نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی، سود خالص پس از وضع زیان‌های وارده در سال‌های قبل است. بنابراین، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی) دارد، تنها، رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر و یک بیستم مازاد محاسبه و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود .

سایر اندوخته‌ها

در نظر گرفتن سایر اندوخته‌ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته‌ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.

نکته: مبنای محاسبه اندوخته‌ها، میزان سود خالص قبل از کسر ذخیره مالیات است.

مانده این حساب‌ها به همراه سایر حساب‌های دائمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. برای این کار از حساب تراز اختتامیه استفاده می‌کنیم. بدین صورت که تمام حساب‌های دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حساب‌های با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حساب‌های دارای مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم

چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید

انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حساب‌های دائمی در پایان سال می­باشد با این تفاوت که باید به جای حساب تراز اختتامیه از حساب تراز افتتاحیه استفاده نمود.

نکته: حساب تراز اختتامیه در پایان دوره مالی و حساب تراز افتتاحیه در ابتدای دوره مالی ایجاد و با توجه به گردش برابر حساب‌های بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان هم بسته می‌شوند . البته اجباری برای استفاده از این سرفصل‌ها وجود ندارد و می توان در زمان بستن حساب‌های پایان دوره مالی، همه حساب‌های بستانکار را بدهکار نمود و در آرتیکل مقابل همه حساب‌های بدهکار را بستانکار نمود.

سند افتتاحیه

افتتاح حساب (سند افتتاحیه) اولین سند هر شرکت می باشد و سند اختتامیه آخرین سند هر شرکت ؛ در تراز افتتاحیه حسابهایی که در تراز اختتامیه بستانکار شده بودند بدهکار می شوند و حسابهایی که بدهکار شده بوده اند بستانکار می شوند.

هنگامی که میخواهیم تراز اختتامیه را بزنیم باید همه حسابهای دائم را ثبت معکوس بزنیم یعنی بانک که ماهیت بدهکار دارد را بستانکار کنیم و در سال آینده که سال جدید مالی است و میخاهیم سند افتتاحیه بزنیم این حساب بانک را به حالت اولیه قرار میدهیم.